Se ti senti sempre indietro rispetto alla tabella di marcia, se sei sommersa di to-do list, se non trovi spazio nelle tue giornate per quello che ti porta benessere, ti consiglio di avvicinarti alla pianificazione flessibile: un modo di progettare che mi ha letteralmente cambiato la vita.

Quando si parla di ​pianificazione​, mai parole furono più azzeccate di quelle di Tony Robbins: ​“sovrastimiamo tutto quello che possiamo fare in un anno e sottostimiamo tutto quello che possiamo fare in una vita”.

È vero infatti che ci affanniamo per trovare mille soluzioni che ci consentano un’organizzazione ideale, in grado di far entrare tutti i nostri impegni in agenda e farci sentire produttive ed efficienti.

Ma la pianificazione ideale è un’utopia, a meno che non si intenda ‘ideale per noi’.

Come implementare una pianificazione flessibile

Ho capito con il tempo che ​non ero io ad essere in difetto​.

Infatti, possiamo essere piene di voglia di fare e motivate a portare avanti i nostri progetti, ma se le strategie per organizzare gli impegni non sono efficaci, ​ci sentiremo sempre frustrate.

Ecco quindi come puoi creare una pianificazione flessibile:

1 – Definisci i progetti e le intenzioni da perseguire nei mesi successivi

Che cos’è un progetto? È qualcosa che ha un inizio e una fine, ad esempio laurearsi, perdere 5 kg, fare un corso di marketing ecc.
Per aiutarti in questo processo, individua le macro-aree della tua vita che possono corrispondere a queste 5 sfere:

  • lavorativa
  • personale
  • benessere
  • finanze
  • relazioni

Naturalmente, puoi aggiungerne altre ma solitamente i progetti rientrano in queste 5.
Il mio consiglio è quello di ​non inserire in un anno più di 5 progetti ​(ma possono essere anche 2!) perché – a meno che alcuni non siano davvero brevi – si rischia di non riuscire a portarli tutti a termine.

E in generale, cerca di ​non sovrapporre troppi progetti ​insieme nello stesso periodo dell’anno.

Per ogni progetto, individua le​ ‘sotto azioni’​ corrispondenti.

Ad esempio, se si tratta di un progetto lavorativo, potresti aver bisogno di apprendere delle nozioni, fare ricerche, creare una presentazione, prendere appuntamento per presentarla e così via.

Le ​intenzioni​ invece non hanno inizio e fine, ma sono ​abitudini​ che vogliamo implementare come ad esempio leggere di più, fare più movimento, migliorare il rapporto con il partner ecc.

2 – Scrivi le tue to-do list

Personalmente, non pianifico in dettaglio tutto l’anno ma metto una ​traccia generale​. Potresti partire con i due mesi successivi e, in particolare, con le 2 settimane seguenti. Io, per comodità, attribuisco un numero a ogni settimana.

Usando un supporto cartaceo o digitale,​ inizia con le to-do list relative alle azioni da compiere​, ​suddividendole per progetti e intenzioni.

Sempre tornando all’esempio del progetto lavorativo, decido che nelle prossime due settimane devo:

  • leggere metà di un libro su un certo argomento;
  • fare ricerche on line;
  • iniziare un’analisi di mercato;

Al contempo sto portando avanti il progetto di perdere 5 kg, quindi durante le mie due settimane dovrò:

  • inserire le ore dedicate all’allenamento;
  • progettare il menù settimanale;
  • dedicarmi al ‘meal-prep’,

Infine, aggiungo tutto il resto:

  • visita dal dentista;
  • meditazione giornaliera (perché magari tra le mie intenzioni c’è quella di prendermi cura del mio benessere interiore);
  • chiamare l’assicurazione. Ecco, ora per ognuna delle tue azioni, ​stima il tempo che ci vorrà​.

Ti consiglio di ​sovrastimare​, perché un errore che facciamo frequentemente è proprio quello di sottostimare il tempo necessario che ciascun impegno richiede, con il risultato che non riusciamo a portare a termine tutto ciò che avremmo voluto fare nella giornata.

Se ti trovi bene con il digitale, ti suggerisco di provare a fare queste operazioni su ​Asana​, un software gratuito sul quale inserisco progetti e obiettivi.

3 – Pianifica il calendario… Flessibile

È ora di mettere mano al ​calendario​, che potrà essere di qualunque genere, anche se io mi trovo davvero bene con Google Calendar che ti consiglio fortemente.
Una caratteristica di questa pianificazione è il fatto che gli ​slot temporali​ sono suddivisi in blocchi​ e per ogni categoria viene usato un ​colore diverso.
Così, già con una prima occhiata, puoi capire quanto peso ha una determinata attività sulle tue giornate.
Inizia con l’inserire gli impegni ‘fissi’ bloccando le ore a loro dedicate.

Ad esempio, se lavori in ufficio, puoi già inserire in ogni giornata il ​range orario​.
Stessa cosa vale per le visite mediche, gli impegni di tipo sportivo e in generale tutto ciò che ‘non si può/vuole’ spostare.

Dopodiché, puoi passare a inserire il resto dei punti della tua to-do list.

Forse qualche azione rimarrà fuori dalla pianificazione perché non c’è spazio.
E allora, non farai altro che spostarla nella to-do list per la prossima settimana che andrai a programmare.

Se, arrivata a fine giornata, ti accorgi che un blocco è rimasto incompiuto, puoi semplicemente ​inserirlo da qualche altra parte nella tua settimana​, andando a modificare la pianificazione.

Infatti, il bello dell’essere ​flessibile​, è che quando si presenta l’imprevisto puoi gestirlo senza mandare tutto all’aria.

L’importanza della revisione

Non dobbiamo mai andare avanti come dei treni per poi trovarci a rincorrere i nostri progetti, senza avere idea di cosa sia andato storto.

È fondamentale revisionare con regolarità com’è andata la settimana appena trascorsa: cosa ha funzionato? Cosa è da migliorare?

Ogni weekend, prenditi un po’ di tempo per rispondere a queste domande con onestà, perché solo così potrai adattare di volta in volta questo metodo (di nuovo, molto flessibile) allo specifico periodo che stai vivendo.

Infatti, non tutte le settimane sono uguali tra loro né noi siamo sempre performanti nella stessa maniera.

Quindi, ricapitolando, ​inizia con il pianificare le prossime due settimane​ e, arrivata alla fine della prima, fai una ​valutazione​ di come è andata e utilizza le tue osservazioni per pianificare la terza settimana.

Pianificazione flessibile come strumento di crescita personale

Una buona pianificazione è quella che ti fa ​riflettere​.

Quando il tuo calendario è tutto troppo pieno o non trovi spazio per le cose che ti interessano, puoi capire cosa ti assorbe tempo e come riuscire a guadagnarne.

Ti assicuro infatti che, anche lì dove non sembra esserci posto per del tempo extra, c’è sempre un modo per ricavarlo.

Banalmente, si può scegliere di non guardare la tv ogni sera, anticipare la sveglia anche solo di 15 minuti, usare meglio il tempo speso sui mezzi o in auto, delegare alcuni compiti, scegliere di allontanare lo smartphone per un’ora e dedicarti finalmente a quel progetto che è chiuso nel cassetto da troppo tempo.

Ed ecco che la pianificazione non è più semplicemente un modo per ottimizzare il tempo ma un vero e proprio mezzo che ti guida nel comprendere quali sono le tue vere priorità.

Se dici di voler passare più tempo di qualità con il tuo partner ma la sera ti ritrovi incollata a una serie televisiva, se lamenti la necessità di andare in palestra ma nel tempo libero scegli il divano, se le tue intenzioni sono schiacciate da tutta una serie di impegni dei quali non ti importa neanche tanto, allora è il momento di chiederti:​ “Cosa voglio davvero? Come posso dare valore al mio tempo?”

Una strada anti-perfezionismo

Nel passato, rientravo sicuramente nella categoria del ​perfezionista​: tutto doveva essere fatto sempre al meglio, un ‘meglio’ che non arrivava mai perché spingevo l’asticella sempre un po’ più avanti.

Si può pensare che il ​procrastinatore​ sia una persona molto responsabile e produttiva, ma il lato oscuro di questo modo di pensare è che si finisce con il bloccarsi, aspettando quella perfezione che non arriverà mai.

Senza contare i pensieri giudicanti e ripetitivi su quanto avremmo potuto fare meglio e sul non essere abbastanza.

La pianificazione flessibile non è perfetta.

È una tecnica che cresce insieme alla nostra consapevolezza, che segue le varie fasi della nostra vita e tiene conto di tutte le possibili variabili della giornata.

Scoprirai che ​è meglio fare​ ​anche se non è tutto come avremmo voluto, invece che rimanere ad aspettare quel momento ideale che probabilmente non arriverà mai.

Tieni conto delle variabili e dell’imprevisto

Quello che ho sperimentato negli anni è che è fondamentale, nel momento nel quale pianifichiamo, tenere conto delle ​variabili​ ​della giornata ​e di tutto ciò che di ​inaspettato può capitare.

Come?

Ricordandosi di non saturare mai il tuo calendario. Ogni giornata deve prevedere degli spazi bianchi che hanno varie funzioni.

Innanzitutto, se un’attività ti prende più tempo di quanto non ne avessi preventivato, non arrivi in ritardo su quella successiva perché hai uno spazio bianco a farti da cuscinetto; e poi, se per caso sei più stanca del solito, puoi prendere più tempo per svolgere un compito o comunque riposarti e ricaricare le batterie.

Infine, gli spazi bianchi servono per gli imprevisti. Stai lavorando ma all’improvviso devi andare da qualche parte, l’auto non parte e arrivi in ritardo all’appuntamento, il pc ti dà problemi… Non tutte le giornate filano lisce come vorremmo!

Ricorda sempre che ​essere impegnati ed essere produttivi non è la stessa cosa.

Prova la pianificazione flessibile per un mese e vedrai la differenza!

All’inizio può suonare complicato ma ti assicuro che basta prenderci la mano.
Dopo poco ti verrà tutto naturale e toccherai con mano gli ​enormi​ ​benefici​ di questo tipo di organizzazione.

Se non ti sei mai avvicinata ad approcci del genere, ti suggerisco un ​trucchetto​ un po’ noioso ma di grande aiuto: per una settimana, tieni un ​diario del tempo.

Ovvero, ogni due ore, annotati come hai trascorso il tempo appena passato, con tanto di orari alla mano.

Questo ti servirà per fare una ​stima più accurata del tempo che impieghi ​nelle varie occupazioni, non solo, ti farà vedere chiaramente eventuali sprechi di tempo (sempre tenendo conto del fatto che ognuno intende lo ‘spreco’ in maniera diversa).

Avere un metodo di pianificazioneha lo scopo di farci progredire, rimanda un’idea di movimento, di avere qualcosa di concreto.

La pianificazione è al tuo servizio e non il contrario.

Non sarà mai perfetta, ma sarà perfetta per te.